Il back desk

Amina Elkholti Classe 5^ E 18/12/2004 L'allievo, dopo aver indicato le principali funzioni svolte dal Back Desk di un albergo illustri, anche con un opportuno esempio, le attività: A) compilazione del conto cliente; B) gestione dei rapporti con gli intermediari. A) Il soggiorno in un albergo, quindi il relativo arrivo e partenza, comporta una serie di complesse operazioni, gestite dal Front Office. Generalmente è collocato nella hall dell'albergo e costituisce quindi il “primo impatto” che il cliente ha nei suoi confronti. Il Front Office si divide in due parti: Front Desk e Back Desk, che richiedono la presenza del cliente, poiché le funzioni più importanti sono la consegna delle chiavi e l'accoglienza del cliente, l'assegnazione delle camere, la gestione del centralino telefonico, l'emissione di ricevuta fiscale, o a richiesta di fattura, la registrazione del cliente, che include la gestione della scheda di notifica e del modello ISTAT e infine la gestione delle prenotazioni. L'altra parte che compone il Front Office è il Back Desk che si occupa delle funzioni amministrative e di quelle funzioni che non richiedono la presenza del cliente. Le funzioni importanti del Back Desk riguardano le registrazioni contabili del cliente, la gestione della corrispondenza, la compilazione del conto del cliente, la gestione dei conti incassati e sospesi, la compilazione del registro di cassa, il servizio di custodia dei valori dei clienti, i conti sospesi, la gestione dell'archivio aziendale e il cambio valuta (se l'albergo è autorizzato). Con la registrazione contabile all'arrivo del cliente, si provvederà a compilare anche il giornale d'albergo o la Main Courante, che è il principale documento di registrazione dei servizi forniti all'ospite (Fig.1), necessari per la compilazione del conto cliente. Essa è suddivisa in un determinato numero di righe e colonne, a ciascuna delle quali corrisponde un'informazione riguardante i clienti. Vi sono annotati giornalmente gli addebiti e a fine giornata se ne effettua la chiusura giornaliera. I totali giornalieri della Main Courante sono poi riportati nel riassunto mensile del giornale d'albergo. Si passerà quindi alla compilazione del conto cliente. Il conto viene presentato sotto forma di documento fiscale: ricevuta fiscale o fattura. La fattura viene emessa su richiesta e si differenzia dalla ricevuta per la messa in evidenza dei dati identificativi del cliente. Inoltre, nella fattura, L'IVA viene visualizzata, ma questo non è un dato importante in quanto essa sia indetraibile. Nel caso di una prenotazione diretta, il saldo del conto verrà pagato normalmente dal cliente con contanti, con assegni o con carta di credito. Questo procedimento è più vantaggioso per l'albergatore, poiché non deve rendere una provvigione agli intermediari. Se invece i servizi sono forniti ad un cliente mandato da un'azienda, la ricevuta fiscale o la fattura devono essere firmate dall'ospite per l'approvazione degli addebiti. Inf Continua »