Microsoft Access: cos'è e come funziona

MICROSOFT ACCESS: COS'E' E COME FUNZIONA

Corso di Microsoft Access.

Dopo aver imparato come creare le tabelle e quali tabelle creare per avere un database efficace ed efficiente, cominceremo a vedere come estrarre le informazioni che ci necessitano.
Infatti la semplice visualizzazione dell’intera tabella con tutti i dati in essa contenuti non è quasi mai il modo migliore di effettuare una ricerca. Nel caso avessimo a disposizione una tabella che contenga gli indirizzi di tutti gli abitanti di una città e volessimo cercare l’indirizzo del sig. Mario Rossi, sarebbe molto inefficiente doverla aprire e scorrere tutte le righe fino a quando non troviamo il nominativo. Sarebbe ancora più complicato vedere gli acquisti fatti dal sig. Mario Rossi presso la ditta XXX nell’anno 2002 (in questo caso dovremmo fare ricerche su più tabelle).
Per ricercare ed estrarre queste informazioni da un database Access (e fare anche molte altre cose) dobbiamo costruire delle query o interrogazioni.
Le query sono composte da una serie di istruzioni che dicono al database cosa fare con i dati di una o più tabelle. In particolare vedremo che tramite queste istruzioni sarà possibile cercare dati, modificarli, inserirne di nuovi o cancellarli. Inizialmente ci concentreremo sulle query cosiddette di selezione, cioè quelle che ci permettono di ricercare dati.

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MICROSOFT ACCESS: GUIDA

Le istruzioni che compongono le query vengono fornite con il linguaggio SQL (Structured Query Language), che è il linguaggio utilizzato da tutti i database. Access SQL è un dialetto del linguaggio SQL standard, ma vi si avvicina molto. Più avanti nel corso tratteremo brevemente anche il linguaggio SQL, ma per adesso utilizzeremo altri metodi per la creazione di query.  
Esistono tre modi per costruire query:
usando la creazione guidata
usando la visualizzazione struttura
immettendo direttamente istruzioni SQL
Approfondiremo tutti e tre questi metodi; in questa lezione utilizzeremo la creazione guidata.
Una cosa essenziale da ricordare prima di partire è che le query di Access sono dinamiche; questo significa che le informazioni che verranno visualizzate sono modificabili: se si cambia il valore di un campo da una query la modifica si rifletterà sulla tabella corrispondente, come se la modifica fosse stata fatta sulla tabella stessa.
E adesso partiamo con la nostra prima query.
Dopo aver aperto il nostro database dove saranno presenti una o più tabelle, andiamo nella sezione query della finestra Database; doppio click sull’opzione Crea una query mediante una creazione guidata.
Nella casella combinata in alto è possibile scegliere da quale tabella si vogliono estrarre i dati (nell’esempio la tabella fornitori); sotto sono riportati i campi contenuti nella tabella scelta; a destra, cliccando sul pulsante con la freccia, vengono riportati i campi che vogliamo siano inseriti nella query (per esempio il Nome, l’Indirizzo e la Città). Cliccando Avanti è possibile dare un nome alla query (es. indirizzo_fornitori) e premendo il bottone Fine la query viene creata e subito eseguita. Viene mostrata una finestra che contiene i campi specificati in precedenza e tutti i dati in essi contenuti.
Nell’esempio indicato avremo tutti i nomi dei fornitori, gli indirizzi e le città. Avremmo potuto mettere qualsiasi altro campo della tabella, anche tutti, replicando, in questo caso, l’intera tabella.
E’ possibile ordinare alfabeticamente i record cliccando con il tasto destro del mouse su una colonna e scegliendo l’ordinamento crescente o decrescente.